La logística y el transporte son fundamentales para el éxito de cualquier evento, ya sea una conferencia, una exposición, una feria o un concierto. Sin una buena planificación y ejecución de estos aspectos, el evento no podrá cumplir con las expectativas de los asistentes y los organizadores.
¿Quién necesita una agencia de transportes para eventos?
Cualquier persona, empresa o entidad que esté planeando un evento, desde una pequeña reunión de negocios hasta un gran concierto o una conferencia internacional, necesitará una empresa de logística y transportes para eventos. Esta especialización es necesaria para asegurar que el transporte del evento se realice de manera eficiente y sin problemas, lo que a su vez ayudará a garantizar la satisfacción de los asistentes y el éxito del evento en sí.
- Agencias de publicidad y comunicación que realicen eventos o encuentros para promocionar a sus clientes
- Empresas con presencia en ferias comerciales que necesiten trasladar y montar su stand, llevar sus productos, recursos gráficos, muebles y amenities.
- Empresas que organicen un evento fuera de sus instalaciones, como un encuentro entre empleados, con clientes, conmemoraciones, convenciones, etc.
¿Qué hace una empresa especializada en transporte y logística para eventos? Caso práctico real
Pongámonos en una situación que sirve como un caso real: salón de la moto en IFEMA, hemos adquirido una entrada y vamos a ver las últimas novedades antes de decidir que moto vamos a comprar.
Nuestro objetivo es ver motos de diferentes marcas, estilos y precios. Imaginemos por un momento si al entrar al pabellón, nos encontrásemos solo motos agrupadas por marcas, en una fría nave… ¡qué decepción!, en cualquier tienda nos sentiríamos mejor acogidos, ¿para esto hemos pagado una entrada? Sin embargo, vemos stand con moquetas, incluso tierra simulando un desierto, una potente iluminación para destacar el brillo de la pintura de las motos, tenemos atriles junto a cada motocicleta que nos indican sus características técnicas, precio etc.. Un amable vendedor nos ofrece ir a una zona reservada, sobre una tarima, para explicarnos la oferta especial de la feria, nos sentamos en unos taburetes alrededor de una mesa que ya dispone de un ordenador para rellenar una ficha, el comercial nos ofrece tomar una café, un refresco, y se acerca a otro departamento con los logotipos de la marca bien grandes, donde se encuentra la cafetera, nevera, vasos, cucharillas y azúcar para servirnos un café.
Una vez escuchada la oferta, solicitamos hacer una prueba de la moto, y el comercial, nos provee de casco, chaqueta, guantes y botas, para poder hacer una prueba de circulación con la moto.
Nosotros íbamos a ver motos, y conocer una oferta, pero en el stand, además de las motos hemos visto y utilizado multitud de elementos, iluminación, paneles audio visuales, cartelería con el logotipo de la marca, moqueta, sillas, mesas, ordenadores, atriles, vasos, regalos merchandising, nevera, cafetera, y un larguísimo etc..
Todo esto, ¿quién lo lleva y lo recoge?
Ventajas de una empresa de transportes especializada en eventos
Una empresa de transportes especializada en eventos ofrece una serie de ventajas que son fundamentales para la organización de cualquier evento. Entre ellas se encuentran:
Experiencia en la organización de transporte para eventos
Una empresa especializada en este campo ha llevado a cabo un gran número de eventos y, por lo tanto, tiene una gran conocimiento sobre el trabajo que debe realizar. Esto significa que está mejor equipada para anticipar y prevenir problemas, y para encontrar soluciones rápidas y eficaces en caso de que surjan problemas.
Hemos visto todo lo que hay en un stand de una firma, además del producto de la marca. Si analizamos, en muchas ocasiones, supone mucho más volumen todo lo que rodea al producto que el producto en sí, todo este material supone un importante desembolso para las empresas, y conviene ser reutilizado en diferentes eventos a lo largo del año.
Hacer llegar todo este material, dependiendo de los diferentes proveedores, multiplicará las posibilidades de que algo no llegue el día de la inauguración. Es necesario centralizar y hacerlo llegar de forma puntual al montaje de la feria, incluso que sea la misma empresa logística quien nos realice el montaje.
Problemas que pueden surgir en la logística y transporte de un evento
Utilizar un servicio de transporte urgente convencional puede ser una temeridad, dadas las complicaciones que se puede encontrar el repartidor de la zona para hacer la entrega, capacidad del vehículo de reparto ante tanto volumen, problemas de localización del stand durante el proceso de montaje, custodia del material hasta la llegada de los responsables, necesidad de utilizar maquinaria para la descarga, y una ampla gama de problemas que pueden suponer un auténtico fracaso del evento por no gestionar la logística con una empresa especializada.
Conocimiento del lugar del evento
Una empresa especializada en transporte para eventos tiene un conocimiento profundo del lugar donde se realizará el evento. Ya sea en hoteles, pabellones, ferias, oficinas, exteriores o palacios de congresos, conocemos a la perfección de las complicaciones logísticas que pueden surgir y qué hacer para anticiparlas y ejecutar nuestro trabajo de manera eficaz y sin imprevistos.
Felixibilidad
Las empresas de transportes especializadas en eventos están preparadas para adaptarse a las necesidades y requerimientos de cada cliente, ofreciendo un servicio personalizado y a medida.
Ahorro de tiempo y recursos
Las empresas de transportes especializadas en eventos cuentan con un equipo de profesionales que se encarga de planificar y ejecutar todos los aspectos relacionados con la logística, lo que permite a los organizadores dedicar su tiempo y recursos a otros aspectos del evento.
Por qué elegir T3C como empresa de transporte para eventos
Nuestra labor comienza mucho antes del día del evento, contactamos con el cliente y juntos elaboramos un listado con todo el material que van a necesitar, a partir de ahí, se valoran 3 puntos fundamentales:
- EL EMBALAJE: T3C asesora, proporciona, incluso prepara el material.
- TIPO DE VEHICULOS: Según dimensiones y peso del material se elige el vehículo más adecuado, evitando sorpresas el día de la recogida.
- MONTAJE Y AYUDANTES: Valorar la necesidad o no, de llevar herramientas, carretillas, incluso ayudantes para la carga, descarga y montaje.
Una vez se establece un día y hora para hacer la entrega, el personal de T3C, se encargará de localizar el Stand, y a la persona responsable, que se haga cargo de la custodia del material.
En las recogidas ocurre algo similar, después de un evento de varios días, las personas que han estado en el Stand, se encuentran cansadas, posiblemente a cientos de kilómetros del domicilio, y pendientes de un vuelo para regresar. T3C, llegará con puntualidad, aunque sea festivo y a la hora que finalice el acto, una vez que nuestro personal se haga cargo, el cliente, puede ir a descansar, el personal de T3C, se encargará de desmontar, embalar y cargar el material hasta volver a dejarlo entregado en las instalaciones del cliente.
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