En este post hablamos de todos los factores que debes tener en cuenta a la hora de plantear una mudanza para el traslado de tu oficina. La organización y la logística, se vuelven elementos clave para cumplir plazos, no perder absolutamente nada y tener el control para que ni tu negocio ni tus trabajadores pierdan un tiempo muy valioso.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de hacer una mudanza de oficina
Fechas y cumplimiento de plazos
Toda mudanza, ya sea de un domicilio particular, de una empresa o de un comercio, supone un trastorno muy severo en los hábitos y costumbres que nos alteran nuestro día a día, para minimizarlo, es necesario que sea lo más rápido posible y en el momento más adecuado. Más aún cuando hablamos del traslado de una empresa, industria, comercio u oficina, en estos casos, no solo alteramos la vida cotidiana de una familia, alteramos la vida de trabajadores, clientes y proveedores, por todo ello elegir la fecha más adecuada, realizarlo en el menor plazo posible, disponer de flexibilidad para realizarlo por departamentos, evitando paralizar totalmente la empresa con el mínimo de trastornos posibles.
Embalaje
Los enseres a trasportar suelen ser de lo más variado, cuando hablamos de oficinas se nos viene a la mente ordenadores y documentos, sin embargo, nos encontramos objetos de lo más variado, como maquinaria de precisión, servidores informáticos, cajas fuertes, productos de todo tipo, incluso frescos y congelado, y una sorprendente variedad de objetos que en nuestros más de 35 años de experiencia hemos tenido que transportar. El embalaje siempre es fundamental para que nuestros enseres lleguen a destino de forma correcta, y lleguen clasificados para facilitar su recolocación en el nuevo destino.
La variedad de embalajes necesarios es tan extensa como los objetos, y son los profesionales quienes saben que productos utilizar y pueden conseguir el material adecuado para cada situación.
Desmontaje y montaje
Si echamos un vistazo a una oficina moderna, veremos infinidad de objetos que en su día llegaron en una caja, y fueron instalados allí mismo y a la hora de hacer el traslado no contamos ni con el instalador ni el embalaje original, esto no debe convertirse en ningún problema si contamos con la empresa adecuada, previstos de la herramienta adecuada , capaz de desmontar y montar mesas, sillas, separadores, percheros, servidores, proyectores, mesas de juntas, librerías, estanterías, fotocopiadoras, cocinas, elementos de iluminación, etc…
Sí bien es cierto que, debido a la rapidez necesaria en estos tipos de traslados, se prioriza el tiempo, tratando de desmontar solo aquello que resulta imprescindible, hay multitud de enseres que por medidas, peso, y dificultades en su manejo, necesita de profesionales cualificados para realizar este tipo de trabajos.
Transporte
En el punto anterior, se mencionó lo importante que resulta ahorrar tiempo en desmontar y montar, todo aquello que pueda ser manejable, con el fin de agilizar el trabajo, esto supone la necesidad de utilizar vehículos con mayor espacio y dotados de trampillas elevadoras, carretillas, transpalés, plataformas de arrastre, gatos hidráulicos.
Es fácil de entender que una mesa de oficina montada ocupa mucho más espacio que desmotada tabla a tabla, como el objetivo primordial en este tipo de traslados es la rapidez para minimizar trastornos en la vida comercial de la empresa, es necesario valorar según la distancia del traslado si merece la pena aumentar el tamaño o número de vehículos y reducir el personal y tiempo de los montadores. No hay dos casos iguales, y lógicamente no es lo mismo un traslado dentro de la misma ciudad que si el traslado supone realizar cientos de kilómetros.
El acondicionamiento, de los objetos y su estivación se requiere hacer de forma profesional y suele ser el mismo chofer, conocedor de las características de su vehículo, quien organiza la carga y descarga, utilizando elementos de anclaje que reducen los riegos de roturas.
Documentación
Si hay algo que todos nuestros clientes nada más ir a visitar un proyecto de mudanza de oficina nos alertan, es el tratamiento de la documentación. Sin duda es importante la confidencialidad, clasificación y seguridad de los documentos, mucho más importante incluso que el propio mobiliario, si un mueble sufre un daño, se repara o reemplaza fácilmente, pero una documentación que no aparece, se convierte en un gran problema que en algunos casos podría ocasionar incluso la paralización de la empresa.
La documentación ha de ser trasportada en cajas cerradas, y precintadas, identificadas en el mismo instante que son embaladas, la etiqueta de la caja, no debe registrar el contenido de los documentos, para garantizar la confidencialidad de los mismos, su identificación se realiza mediante una numeración que indica el puesto de trabajo, su número de caja y el número total de cajas de ese puesto de trabajo, por ejemplo: caja 17/03/20, esto nos indicaría que pertenece al puesto de trabajo nº 17, siendo esta la caja nº 3 de un total de 20 cajas de ese puesto..
En la descarga el operario localizará el puesto de trabajo 17 y le acercará el total de 20 cajas, en caso de faltar alguna será fácilmente identificable que número de caja falta por completar su lote.
en T3C, solemos aconsejar a nuestros clientes que sean sus mismos empleados quienes embalen la documentación de sus puestos de trabajo y les facilitamos el material necesario explicando la forma correcta de etiquetado. Hay una doble razón, para recomendar que sea el mismo trabajador quien se ocupe, por un lado, respetar la confidencialidad de los documentos y por otro aprovechar la ocasión para realizar una limpieza y destrucción de documentos antiguos, algo que solo ellos pueden realizar. T3C, facilitará diferentes embalajes para el reciclaje de plásticos, metales, material electrónico o documentos y nos encargaremos de llevar a los puntos de reciclaje, y en el caso de los documentos solicitar su certificado de destrucción por una empresa autorizada.
Cuidado de los muebles y elementos a transportar
En varios artículos he mencionado la simbiosis transporte- embalaje. Cualquier traslado, más aún cuando se trata de mobiliario, requiere de un embalaje correcto, y un profesional que lo utilice de forma correcta, la rapidez necesaria en estos casos, nunca debe ser excusa para descuidar el esmero y material que garantice un trato adecuado del mobiliario que transportamos.
En la carga y descarga del vehículo, es necesario realizarlo de forma responsable, sin arrastrar, sin rozar, priorizando las zonas bajas para los objetos pesados y los más altos para lo más liviano, el anclaje para inmovilizar los bultos, la etiqueta de «Frágil», etiqueta «posición única», todo debe ser tenido en cuenta y no escatimar en el número de viajes o vehículos, para evitar forzar la mercancía.
Problemas que suelen surgir en la mudanza de una oficina
Son multitud los problemas que nos podemos encontrar, pero todo ello lo resumimos en dos. Falta de profesionalidad y falta de planificación.
Falta de Profesionalidad
Sobre todo, en oficinas pequeñas, el cliente solo ve un trabajo de dos mozos y la necesidad de una furgoneta o un pequeño camión, y se contrata a un transportista, sin tener en cuenta su experiencia y formación para realizar una mudanza, luego vienen los problemas, falta de embalajes, falta de personal, falta de espacio, falta de formación en el montaje, y es entonces cuando descubrimos que no, que una mudanza es algo más que una furgoneta y dos señores fuertes. Aquello que se iba a llevar a destruir o a un punto de reciclaje, lo encontramos en un contenedor a la vuelta de la esquina con el riesgo de recibir una denuncia con un valor mucho más elevado que el dinero que nos podemos ahorrar.
Falta de planificación
Ya sea una empresa de 300 puestos de trabajo como una pequeña empresa de 2 trabajadores, la planificación es fundamental para que salga bien.
Nunca se debe aceptar un presupuesto de mudanza por via on-line, un técnico tiene que visitar la oficina a trasladar, ver las medidas de acceso, calcuellar material de embalaje, personal necesario, elementos de transporte interno, comprobar la capacidad de los ascensores, lugar de aparcamiento, la necesidad de uso de gruas y tiempo de realización.
Exija un presupuesto cerrrado, con penalizción en caso de no cumplir los plazos establecidos, seguros, exija material de protección para portales, ascensores y escaleras del edificio.
T3C Empresa para mudanzas y traslados de oficinas y Comercios
35 años de experiencia es nuestro principal aval, con docenas de empresas que han confiado en nosotros incluso repitiendo a lo largo de estos años.
El primer paso es hacer una visita sin compromiso a la oficina a trasladar, uno de nuestros técnicos valorará todo lo necesario y le asesorará en todas las dudas que surjan.
Somos conscientes que en muchas ocasiones y con el fin de no paralizar la empresa, se necesita realizar la mudanza en días o semanas alternas, departamento a departamento.
Somo flexibles, incluso se han dado casos en los que se han realizado un traslado fuera de horario comercial o en días festivos.
Aportamos todo el material necesario, contamos con personal altamente cualificado, contamos con los seguros obligatorios, incluso seguro todo riesgo si el cliente decide contratarlo.
En T3C sabemos lo que hacemos.
